Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM ist eine der führenden Plattformen für Unternehmenssoftware. In diesem Blog-Artikel untersuchen wir, warum Microsoft Dynamics 365 alleine nicht ausreichend ist, um die Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung zu erfüllen, und warum eine ergänzende Archivlösung notwendig ist.
Wofür wird Microsoft Dynamics 365 heute eingesetzt?
Microsoft Dynamics hat sich insbesondere für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) etabliert. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, Kundenbeziehungen zu pflegen und Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Echtzeit-Daten zu treffen.
Durch die Integration verschiedener Module können Unternehmen mit Microsoft Dynamics Vertriebs-, Finanz- und Betriebsprozesse zentralisieren. Die Plattform bietet zudem Werkzeuge für Berichterstattung, Analyse und Automatisierung, die es Unternehmen ermöglichen, effizienter zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Warum benötige ich ein Archiv, wenn ich Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM nutze?
Obwohl Microsoft Dynamics 365 FInance & SCM hervorragende Funktionen für das Management von Geschäftsdaten bietet, gibt es wesentliche Gründe, warum es nicht als Archivlösung geeignet ist:
Fehlende Unveränderbarkeit
Ein zentrales Kriterium für eine rechtskonforme Archivierung ist die Unveränderbarkeit der Daten. Dokumente in einem Archiv müssen in ihrem Originalzustand erhalten bleiben, ohne dass nachträgliche Änderungen möglich sind. Microsoft Dynamics erlaubt es jedoch, Daten zu ändern oder zu löschen, was die Integrität der archivierten Informationen gefährdet.
Mangel an Reproduzierbarkeit
Archivierte Dokumente müssen jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand wiederherstellbar sein. Microsoft Dynamics gewährleistet jedoch nicht, dass Informationen über lange Zeiträume hinweg konsistent und unverändert bleiben, was für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an die Archivierung problematisch sein kann.
Compliance-Herausforderungen
Microsoft Dynamics erfüllt nicht alle rechtlichen und regulatorischen Anforderungen, die für die Archivierung in vielen Ländern, einschließlich der Schweiz, Deutschland und Österreich, gelten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungslösungen den relevanten gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Warum eine Archivlösung ergänzend notwendig ist
Die primäre Stärke von Microsoft Dynamics liegt in der Verwaltung und Verarbeitung von Geschäftsdaten in Echtzeit, nicht jedoch in der langfristigen, rechtskonformen Archivierung. Um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg sicher und unveränderbar gespeichert werden, ist die Implementierung einer speziellen Archivlösung erforderlich. Diese Systeme bieten Funktionen, die über das hinausgehen, was Microsoft Dynamics allein leisten kann, wie z.B.:
- Langfristige Speicherung und Integrität
- Audit-Trails zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen
- Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Integration von Microsoft Dynamics und digitalen Archiven ist die ideale Ergänzung
Trotz der beschriebenen Einschränkungen kann Microsoft Dynamics in Kombination mit einer spezialisierten Archivlösung eine effektive Kombination darstellen. Tools wie swiDOC bieten die über offene Schnittstellen die Möglichkeit, Dokumente automatisch zwischen Microsoft Dynamics und dem digitalen Archiv zu synchronisieren, wodurch eine rechtskonforme Archivierung gewährleistet wird, ohne dass zusätzliche manuelle Prozesse erforderlich sind.
In Verbindung mit FlexxStore haben Nutzer von Dynamics 365 Finance & SCM somit nicht nur eine rechtskonforme Archivierung sichergestellt, sondern profitieren von umfangreichen Funktionen und Möglichkeiten vollständig eingebettet in Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM.
Fazit
Microsoft Dynamics 365 ist eine ausgezeichnete Plattform für das Management von Geschäftsprozessen, aber es reicht nicht aus, um die Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung zu erfüllen. Unternehmen, die auf Microsoft Dynamics setzen, sollten daher unbedingt eine ergänzende Archivlösung implementieren, um sicherzustellen, dass ihre Dokumente sicher, unveränderbar und jederzeit verfügbar sind.
