Dokumentenarchivierung in Dynamics 365 ist nach wie vor eine Herausforderung
Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management ist ein leistungsstarkes ERP — aber es wurde nie als Dokumentenmanagementsystem konzipiert. Die Standard-Anlagenfunktion speichert Dateien im Azure Blob Storage mit eingeschränkten Metadaten, ohne Aufbewahrungsmanagement und ohne Compliance-Framework. Für Organisationen im DACH-Raum stellt dies ein echtes Problem dar: Das deutsche Steuerrecht (GoBD) verlangt die revisionssichere Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente — von Rechnungen und Bestellungen bis hin zu Lieferscheinen und Verträgen.
Der bewährte Ansatz ist die Anbindung eines dedizierten DMS- oder ECM-Systems — erprobte Lösungen, die seit Jahren eine zuverlässige, konforme Archivierung bieten. Für viele Organisationen bleibt dies die richtige Wahl, insbesondere wenn langfristige Aufbewahrung, zertifizierte Compliance-Infrastruktur und branchenspezifische Anforderungen höchste Priorität haben.
Aber nicht jede Organisation benötigt — oder wünscht — einen dedizierten Archivserver für alle Dokumententypen. Manche Teams suchen nach einer Möglichkeit, das Microsoft-Ökosystem zu nutzen, in das sie bereits investieren. Mit SharePoint Online und MetaShare besteht diese Option nun neben traditionellen Archiven — und FlexxStore verbindet beides.
GoBD-Anforderungen: Was Ihre Archivierungslösung leisten muss
Bevor man einen Archivierungsansatz bewertet, ist es hilfreich zu verstehen, was die GoBD tatsächlich verlangen. Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form” sechs Kernprinzipien für die digitale Archivierung:
| GoBD-Prinzip | Bedeutung | Umsetzung durch FlexxStore |
|---|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Jedes Dokument muss zum zugehörigen Geschäftsvorfall rückverfolgbar sein | Metadaten-Referenzen verknüpfen jedes Dokument mit Aufträgen, Rechnungen und Konten in D365 |
| Vollständigkeit | Alle geschäftsrelevanten Dokumente müssen archiviert werden | Automatisierte Archivierung erfasst SSRS-, Lasernet- und Electronic-Reporting-Dokumente bei der Erstellung |
| Richtigkeit | Archivierter Inhalt muss mit dem Original übereinstimmen | Das Originaldateiformat wird beibehalten; keine Konvertierung oder Komprimierung |
| Zeitgerechtigkeit | Dokumente müssen zeitnah archiviert werden | FlexxStore verarbeitet ausstehende Dokumente automatisch in konfigurierbaren Intervallen |
| Ordnung | Dokumente müssen geordnet und auffindbar sein | Dokumententypen, Module und Metadaten-Hierarchie ermöglichen strukturiertes Auffinden |
| Unveränderbarkeit | Archivierte Dokumente dürfen nicht verändert werden | Versionskontrolle und Audit-Trails stellen sicher, dass keine undokumentierten Änderungen erfolgen |
Diese Anforderungen gelten für alle geschäftsrelevanten Dokumente — nicht nur für Rechnungen. Bestellbestätigungen, Kaufverträge, Lieferscheine, Gutschriften und Freitextrechnungen unterliegen alle den GoBD-Aufbewahrungspflichten. Mit der E-Rechnungspflicht, die bis 2028 deutschlandweit eingeführt wird, steigt das Volumen der Dokumente, die eine konforme Archivierung erfordern, stetig an.
Die entscheidende Frage, der sich viele IT-Entscheider stellen: Kann SharePoint Online diese Anforderungen erfüllen — oder brauchen Sie noch einen dedizierten Archivserver?
Der Microsoft-Ökosystem-Ansatz: FlexxStore + MetaShare + SharePoint Online
FlexxStore ist ein ECM-Client, der nativ für Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management entwickelt wurde. Er verbindet D365 mit externem Dokumentenmanagement, ECM- und Archivierungslösungen — einschließlich SharePoint Online über die Microsoft Graph API.
In Kombination mit MetaShare, einem Dokumentenmanagement-Add-on für Microsoft 365, das SharePoint mit metadatenbasierter Organisation, automatischen Erinnerungen und erweiterter Suche ergänzt, entsteht eine vollständige Dokumentenarchivierungs- und Managementlösung, die vollständig im Microsoft-Ökosystem läuft.
Zwei Ansätze — Ein ECM-Client
FlexxStore ist konstruktionsbedingt Archiv-agnostisch. Es verbindet Dynamics 365 F&SCM mit einer Vielzahl von Speicher-Backends — von etablierten Archivservern über Content Web Services, CMIS, OData und swiDOC bis hin zu SharePoint Online über die Microsoft Graph API. Das bedeutet, Organisationen können den Ansatz wählen, der ihren Anforderungen entspricht, oder beide innerhalb derselben Umgebung kombinieren.
Der dedizierte Archiv-Ansatz
Nutzt zertifizierte Archivinfrastruktur mit integriertem Aufbewahrungsmanagement, manipulationssicherem Speicher und bewährten Compliance-Frameworks. Lösungen wie EASY Archive oder swiDOC sind speziell für die langfristige, rechtskonforme Dokumentenaufbewahrung konzipiert. Für Organisationen mit strengen regulatorischen Anforderungen, zertifizierter Infrastruktur oder bestehenden Archivinvestitionen bleibt dies eine hervorragende Wahl — und FlexxStore integriert sich nativ mit allen.
Der Microsoft-Ökosystem-Ansatz
Nutzt SharePoint Online als Speicher-Backend — eine Plattform, die die meisten D365-Organisationen bereits über Microsoft 365 lizenziert haben. MetaShare verwandelt SharePoint in ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem mit metadatenbasierter Organisation, automatisierten Workflows und standortübergreifender Suche. FlexxStore bildet die Brücke und stellt sicher, dass jedes Dokument automatisch mit vollständigen Metadaten und Geschäftskontext archiviert wird.
Bidirektionale Synchronisierung: Das entscheidende Differenzierungsmerkmal
Anders als Einweg-Archivlösungen arbeiten FlexxStore und MetaShare bidirektional. Aus D365 archivierte Dokumente erscheinen sofort in MetaShare für alle Microsoft 365-Benutzer. Dokumente, die direkt in MetaShare hochgeladen werden — von Mitarbeitern ohne D365-Zugang oder von externen Partnern — werden automatisch zurück in FlexxStore indiziert und stehen innerhalb von Dynamics 365 zur Verfügung.
Das bedeutet eine einzige, einheitliche Dokumentenbasis, unabhängig davon, wo ein Dokument erstellt oder hochgeladen wurde. Kein Suchen mehr über mehrere Systeme hinweg. Keine Dokumentensilos mehr.
So funktioniert es: Architektur & Workflow
Die technische Integration zwischen Dynamics 365, FlexxStore und SharePoint Online/MetaShare folgt einer klaren, klar definierten Architektur:
📤 Dokumentenfluss: D365 → SharePoint
- Ein Dokument wird in D365 erzeugt (z. B. eine Verkaufsrechnung über SSRS, Docentric, Lasernet oder Electronic Reporting)
- FlexxStore fängt das Dokument automatisch ab und erstellt einen Indexeintrag mit vollständigen Metadaten (Konto, Auftrag, Dokumentdatum, Referenz-IDs)
- FlexxStore überträgt das Dokument über die Microsoft Graph API an SharePoint Online
- MetaShare versieht das Dokument mit Metadaten-Tags und macht es organisationsweit durchsuchbar
📥 Dokumentenfluss: SharePoint → D365
- Ein Mitarbeiter oder Lieferant lädt ein Dokument in MetaShare hoch (z. B. einen per E-Mail erhaltenen Vertrag)
- Der Upload löst einen Indizierungsprozess aus, der Dokumentmetadaten über die REST-API an FlexxStore übergibt
- Das Dokument erscheint im FlexxStore-Dokumenten-Viewer innerhalb von D365, vollständig referenziert zum relevanten Geschäftsobjekt
Den richtigen Archivierungsansatz für Ihre Organisation wählen
Jede Organisation hat unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentenarchivierung. Die folgende Tabelle bietet einen neutralen Vergleich, um Ihnen bei der Bewertung zu helfen, welcher Ansatz — oder welche Kombination von Ansätzen — am besten passt. Denken Sie daran: FlexxStore unterstützt beide, und Sie können verschiedene Dokumententypen innerhalb derselben D365-Umgebung an verschiedene Backends weiterleiten.
| Fähigkeit | Dediziertes Archiv | SharePoint Online + MetaShare |
|---|---|---|
| Archivspeicher | Zertifizierte Archivinfrastruktur | SharePoint Online (Microsoft 365) |
| Compliance-Zertifizierung | Zweckgebaut, oft formal zertifiziert | Erreichbar mit korrekter Konfiguration (Purview, Aufbewahrungsrichtlinien) |
| Langzeitaufbewahrung | Integrierte Aufbewahrungsfristen & Disposition | Über Microsoft Purview-Aufbewahrungsbezeichnungen |
| Zusätzliche Lizenzen | Archivlizenz erforderlich | Nutzt bestehende M365-Lizenzen |
| Dokumentenzugriffsbereich | Benutzer mit Archivzugang | Jeder M365-Benutzer über MetaShare |
| Bidirektionale Synchronisierung mit D365 | Typischerweise D365 → Archiv | Vollständig bidirektional (D365 ↔ SharePoint) |
| Implementierungskomplexität | Abhängig vom Archivsystem | Unkompliziert mit bestehendem M365-Tenant |
Der hybride Ansatz: Viele Unternehmen erzielen die besten Ergebnisse, indem sie beides kombinieren – sie leiten compliance-kritische Dokumente (Rechnungen, Steuerunterlagen) an ein spezielles Archiv mit formalem Aufbewahrungsmanagement weiter und verwenden SharePoint Online/MetaShare für operative Dokumente, Verträge, Korrespondenz und alles, was von einem breiten Zugriff innerhalb des Unternehmens profitiert. FlexxStore sorgt durch seine Konfiguration der Verbindung pro Dokumenttyp für eine nahtlose hybride Weiterleitung.
Häufig gestellte Fragen
Nächste Schritte
Die Dokumentenarchivierung in Dynamics 365 sollte sich an Ihre Organisation anpassen — nicht umgekehrt. Ob Sie einen dedizierten Archivserver für zertifizierte Compliance bevorzugen, SharePoint Online für die Einfachheit des Microsoft-Ökosystems oder einen hybriden Ansatz, der beides kombiniert — FlexxStore gibt Ihnen die Flexibilität zu wählen.
Mit der Ergänzung von MetaShare/SharePoint Online als native Speicheroption haben D365 F&SCM-Benutzer nun einen neuen Weg zur GoBD-konformen Archivierung — mit bidirektionalem Zugriff, automatisierten Workflows und breiter organisationsweiter Dokumentenverfügbarkeit über Microsoft 365.
Bereit zu erkunden, welcher Ansatz am besten zu Ihrer Organisation passt?