Dynamics 365 Dokumentenmanagement ist eine Herausforderung, mit der früher oder später jedes Unternehmen konfrontiert wird, das Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM einsetzt. Dokumente entstehen laufend — Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Verträge, Produktionsunterlagen — doch D365 bietet von Haus aus keine strukturierte, zentrale Möglichkeit, sie zu speichern, zu verknüpfen und wiederzufinden. Die Folge sind fragmentierte Archive, manuelle Workarounds und Dokumente, die im entscheidenden Moment schwer auffindbar sind.
Dieser Leitfaden behandelt alles Wesentliche zum Thema Dynamics 365 Dokumentenmanagement: die typischen Herausforderungen, die drei Kernszenarien und wie eine moderne, nativ in D365 integrierte ECM-Lösung in der Praxis aussieht.
Was ist Dynamics 365 Dokumentenmanagement?
Im Kontext dieses Leitfadens bezeichnet Dynamics 365 Dokumentenmanagement die strukturierte Ablage, Kategorisierung und den Abruf von Geschäftsdokumenten — sowohl intern erzeugter als auch extern eingehender Dokumente — direkt im ERP. Dazu gehören:
- Intern erzeugte Dokumente — Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und andere Belege, die D365 über SSRS, Electronic Reporting oder Lasernet produziert
- Externe Dokumente — E-Mails, Verträge, eingescannte Unterlagen, Lieferantendokumente und Dateien aus Drittsystemen, die mit D365-Geschäftsfällen verknüpft werden müssen
- Kontextbezogener Zugriff — die automatische Anzeige relevanter Dokumente basierend auf dem aktuellen Arbeitsbereich in D365, ohne manuelle Suche
Das Ziel ist eine einheitliche, strukturierte Dokumentenbasis innerhalb von D365 — zugänglich für die richtigen Personen, verknüpft mit den richtigen Geschäftsfällen und in einem gesetzeskonformen Archiv abgelegt.
Warum Dynamics 365 Dokumentenmanagement anspruchsvoller ist als es scheint
Dynamics 365 Finance & SCM erzeugt grosse Mengen an Geschäftsdokumenten, ist aber nicht als Dokumentenmanagementsystem konzipiert. Die Standard-Anlagefunktion reicht für gelegentliche Verwendung aus, genügt jedoch nicht für Organisationen, die strukturiertes, gesetzeskonformes und durchsuchbares Dokumentenmanagement in grossem Massstab benötigen.
Typische Probleme ohne eine dedizierte ECM-Lösung:
Dokumente sind verstreut. Rechnungen liegen in einem Ordner, Verträge in einem anderen, E-Mails im Postfach und eingescannte Unterlagen auf einem lokalen Laufwerk. Es gibt keinen zentralen Ort, der alle Dokumente zu einem Lieferanten, einer Bestellung oder einem Produktionsauftrag zeigt.
Die Ablage erfolgt manuell. Dokumente werden manuell gespeichert, Metadaten uneinheitlich vergeben und Ablagestrukturen gewählt, die den späteren Abruf erschweren. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, sind ihre Ablagestrukturen oft nicht mehr nachvollziehbar.
Compliance ist schwer nachweisbar. Vorschriften wie die GoBD verlangen eine revisionssichere, manipulationsgeschützte Archivierung von Geschäftsdokumenten. Individuelle Ordnerstrukturen erfüllen diese Anforderungen nicht.
D365 und das Dokumentenarchiv sind getrennt. Selbst wenn ein Archivsystem vorhanden ist, müssen Mitarbeitende D365 verlassen, um Dokumente zu suchen — was den Arbeitsfluss unterbricht und die Akzeptanz senkt.
→ Mehr Infos: Analoge und digitale Dokumente in D365 verbinden
Die drei Kernszenarien des Dynamics 365 Dokumentenmanagements
1. Internes Dokumentenmanagement
Interne Dokumente sind solche, die D365 im laufenden Betrieb selbst erzeugt — SSRS-Berichte, Electronic-Reporting-Ausgaben und Lasernet-Dokumente. FlexxStore erfasst diese Dokumente automatisch beim Erzeugen und archiviert sie im verbundenen ECM-System, verknüpft mit dem jeweiligen Geschäftsdatensatz in D365.
FlexxStore unterstützt folgende Dokumentenerzeugungsengines:
- SSRS (SQL Server Reporting Services) — Standard-Berichtsausgabe von D365
- Electronic Reporting (ER) — einschliesslich Druckverwaltungsintegration für die automatische Archivierung von Verkaufsrechnungen, Bestellungen und weiteren ER-basierten Dokumenten
- Lasernet — Dokumente, die mit Lasernet by Formpipe erzeugt werden, sind ohne zusätzliche Konfiguration eingebunden
- Docentric — als weitere Dokumentenerzeugungsengine unterstützt
Die Organisation erfolgt über Dokumentmodule und Dokumenttypen, die Struktur und Metadatenanforderungen für jede Dokumentkategorie definieren. Automatische Versionierung verfolgt Änderungen, während Dokumente den Geschäftsprozess durchlaufen.
→ Mehr Infos: Internes Dokumentenmanagement mit FlexxStore
2. Externes Dokumentenmanagement
Externe Dokumente — E-Mails, Verträge, eingescannte Rechnungen, Lieferantenunterlagen, Lagerpapiere — entstehen ausserhalb von D365, müssen aber mit D365-Geschäftsdatensätzen verknüpft werden. FlexxStore bietet dafür drei Wege:
- Drag & Drop — Dateien werden direkt in die FlexxStore-Seitenleiste in D365 gezogen; konfigurierbare Regeln bestimmen, welche Dokumenttypen an welche Datensätze angehängt werden können
- Dokumentenscan — physische Dokumente werden gescannt und über Deckblätter mit Barcodes oder QR-Codes automatisch dem richtigen D365-Geschäftsfall zugeordnet, ohne manuelle Metadateneingabe
- REST API — Drittsysteme, Power Apps und Integrationsplattformen können Dokumente über die FlexxStore REST API programmatisch an D365-Datensätze anhängen
Nach der Ablage sind externe Dokumente direkt im D365-Interface über den FlexxStore-Dokumentenviewer abrufbar — PDFs, Office-Dateien, Bilder und E-Mails werden alle unterstützt.
→ Mehr Infos: Externes Dokumentenmanagement mit FlexxStore
→ Mehr Infos: Physische Dokumente mit FlexxStore digitalisieren
3. Kontextbezogenes Dokumentenmanagement
Kontextbezogenes Dokumentenmanagement bedeutet, dass die richtigen Dokumente automatisch angezeigt werden, basierend auf dem aktuellen Arbeitsbereich in D365. Öffnet jemand eine Bestellung, sieht er sofort alle damit verknüpften Dokumente — ohne Suche, ohne Systemwechsel.
FlexxStore setzt dies um durch:
- Kontextabhängige Anzeige — Dokumentanzahl und Schnellzugriff passen sich automatisch an den aktuellen D365-Datensatz an
- Vordefinierte Verknüpfungen — Dokumente werden über Metadaten und Geschäftslogik mit Geschäftsfällen verknüpft, nicht nur über Ordnerpfade
- Quick Info und Dokumentenviewer — Dokumente können inline in der Vorschau oder im vollständigen Viewer geöffnet werden, ohne den aktuellen Arbeitsbereich zu verlassen
- Konfigurierbare Oberfläche — Administratoren legen fest, wo FlexxStore-Funktionen in D365 erscheinen und welche Dokumenttypen in welchem Kontext verfügbar sind
→ Mehr Infos: Kontextbezogenes Dokumentenmanagement mit FlexxStore
Wie FlexxStore funktioniert: Architektur des Dynamics 365 Dokumentenmanagements
FlexxStore wird als unabhängiges Deployment-Paket direkt in Dynamics 365 Finance & SCM über Lifecycle Services (LCS) installiert. Es läuft nativ im ERP — nicht als iFrame oder externe Applikation — und bietet vollständige SSO-Unterstützung sowie konsistentes Sicherheitsverhalten.
Im Kern fungiert FlexxStore als ECM-Client innerhalb von D365. Dokumentenmetadaten, Geschäftsfallverknüpfungen und Zugriffsrechte werden in D365 verwaltet, während die eigentlichen Dokumentdateien in einem verbundenen Archivsystem gespeichert werden. Unterstützte Archivsysteme:
- easy archive
- swiDOC — Schweizer Digitalarchiv
- SharePoint Online über MetaShare
- MetaShare — plattformübergreifendes Dokumentenmanagement
- CMIS-konforme Systeme — jedes Archivsystem, das den CMIS-Standard unterstützt
Diese Architektur ermöglicht es, das ECM-Backend unabhängig von FlexxStore zu wählen oder zu wechseln. FlexxStore übernimmt die D365-Integrationsschicht; das Archivsystem sorgt für die gesetzeskonforme Langzeitspeicherung.
Wichtige Funktionen
Dokumentenviewer
Der FlexxStore-Dokumentenviewer ist direkt in die D365-Oberfläche eingebettet. Er zeigt Dokumente kontextabhängig und unterstützt eine Dokumentenhierarchie zur Filterung nach Typ. Alle verfügbaren Metadaten werden neben dem Dokument angezeigt. Unterstützte Formate: PDF, Office-Dateien, Bilder und E-Rechnungen.
Rechteverwaltung
Der Zugriff auf Dokumente wird über Standard-Sicherheitsrollen und -privilegien von Dynamics 365 gesteuert. Für externe Dokumenttypen ermöglicht eine granulare Privilegienverwaltung die Einschränkung bestimmter Dokumentkategorien auf definierte Rollen. Der Zugriff auf interne Dokumente folgt der bestehenden D365-Sicherheitskonfiguration — wer einen Datensatz in D365 einsehen kann, sieht auch die zugehörigen Dokumente in FlexxStore.
Dokumentenscan und Document Hub
FlexxStore unterstützt die Digitalisierung von Papierdokumenten über Deckblätter mit Barcodes oder QR-Codes. Nach dem Scan erkennt der FlexxStore Document Hub den Code automatisch, identifiziert den zugehörigen D365-Geschäftsfall und archiviert das Dokument mit den korrekten Metadaten. Mobiles Scannen ist über Power Apps möglich.
Power Automate Integration
FlexxStore ist mit Microsoft Power Automate verbunden und ermöglicht automatisierte Dokumentenworkflows — etwa das Auslösen von Archivierungsaktionen basierend auf D365-Ereignissen, die Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung oder die automatische Anhänge von Dokumenten aus externen Quellen.
→ Mehr Infos: FlexxStore und Power Automate
Azure Document Intelligence
FlexxStore unterstützt Azure Document Intelligence zur automatisierten Datenerkennung aus gescannten Dokumenten — strukturierte Metadaten werden dabei während des Archivierungsprozesses automatisch ausgelesen und zugewiesen.
Invoice Capture Integration
FlexxStore ist mit dem D365 Invoice Capture Modul integriert und ermöglicht die gesetzeskonforme Archivierung eingehender Rechnungen als Teil des Rechnungsverarbeitungsprozesses.
Compliance
Für Unternehmen, die der GoBD oder vergleichbaren Aufbewahrungsvorschriften unterliegen, erfordert eine gesetzeskonforme Archivierung eine revisionssichere, manipulationsgeschützte Ablage mit vollständiger Nachvollziehbarkeit. FlexxStore unterstützt GoBD-konforme Archivierung in Kombination mit SharePoint Online und kompatiblen ECM-Systemen.
Implementierung: Was zu erwarten ist
FlexxStore wird über Lifecycle Services (LCS) als standardmässiges D365-Paket installiert. Das Basisframework wird vorkonfiguriert geliefert; der Implementierungsaufwand konzentriert sich auf:
- ECM-Systemanbindung — Verbindung von FlexxStore mit dem Zielsystem (easy archive, swiDOC, SharePoint, CMIS)
- Dokumenttyp-Konfiguration — Definition interner und externer Dokumenttypen mit Metadatenanforderungen
- Dokumentmodul-Setup — Gruppierung von Dokumenttypen in logische Module
- Rechteverwaltung — Zuweisung von Privilegien zu Rollen und Dokumenttypen
- UI-Konfiguration — Festlegung, wo FlexxStore-Funktionen in D365 erscheinen und welche Dokumenttypen in welchem Kontext verfügbar sind
- Testing — End-to-End-Test der Dokumentenflüsse für jeden Dokumenttyp
Die Implementierungsdauer hängt von der Anzahl der Dokumenttypen und der Komplexität der Archivsystemanbindung ab. Standardkonfigurationen sind in der Regel innerhalb weniger Wochen umsetzbar.
Lizenzierung und Verfügbarkeit
FlexxStore ist auf dem Microsoft Marketplace verfügbar und wird von der Soluvine GmbH entwickelt, einem ISV für Microsoft Dynamics 365 Finance & SCM. FlexxStore folgt Microsofts One-Version-Strategie und unterstützt stets die drei neuesten D365 Finance & SCM-Releases im vollständigen Support.
Die Lizenzierung erfolgt über ein Flatrate-Abonnementmodell. Das Modul ist nativ in Englisch und Deutsch verfügbar; weitere Sprachversionen können auf Anfrage bereitgestellt werden. Eine kostenlose Testversion ist über den Microsoft Marketplace verfügbar.
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt FlexxStore das Archivsystem?
Nein. FlexxStore ist der ECM-Client innerhalb von D365 — er verwaltet Dokumentenmetadaten, Geschäftsfallverknüpfungen und Zugriffsrechte. Die eigentlichen Dokumentdateien werden in einem verbundenen Archivsystem gespeichert (easy archive, swiDOC, SharePoint Online oder ein CMIS-konformes System). FlexxStore und das Archivsystem ergänzen sich.
Funktioniert FlexxStore mit SharePoint Online?
Ja. FlexxStore verbindet sich über MetaShare mit SharePoint Online und ermöglicht SharePoint als Dokumentenspeicher-Backend, während die Benutzeroberfläche vollständig in D365 verbleibt.
Unterstützt FlexxStore sowohl Cloud- als auch On-Premises-Deployments?
Ja. FlexxStore unterstützt sowohl Dynamics 365 Cloud-Umgebungen als auch On-Premises-Deployments.
Welche Dokumentenerzeugungsengines werden unterstützt?
FlexxStore unterstützt SSRS, Electronic Reporting (ER), Lasernet und Docentric als interne Dokumentenerzeugungsengines.
Können externe Systeme Dokumente automatisch an D365-Datensätze anhängen?
Ja. Die FlexxStore REST API ermöglicht es Drittsystemen, Power Apps und Integrationsplattformen, Dokumente programmatisch an D365-Geschäftsdatensätze anzuhängen.
Ist FlexxStore für die GoBD-konforme Archivierung geeignet?
Ja. FlexxStore unterstützt GoBD-konforme Archivierung in Kombination mit kompatiblen Archivsystemen wie SharePoint Online. Die Archivierung erfolgt revisionssicher und manipulationsgeschützt.
Ist FlexxStore auf Microsoft AppSource verfügbar?
Ja. FlexxStore ist auf dem Microsoft Marketplace gelistet und kann direkt von dort getestet werden.
