Viele Unternehmen verwenden auch heute noch Papierdokumente, um Informationen in Produktionsumgebungen zu verteilen und zu erfassen. Dies gilt insbesondere für Dokumente wie Fertigungsaufträge und Qualitätsprüfungsberichte.
Die Verwendung von Papierdokumenten ist zwar oft die effizienteste Art, in einem geschlossenen Umfeld zu arbeiten, kann aber im Nachhinein zu erheblichen Ineffizienzen und Problemen führen.
Herausforderungen mit Papier-Dokumenten
Im Wesentlichen lassen sich drei Hauptprobleme bei der Verwendung von Papierdokumenten in einzelnen Bereichen eines Unternehmens ausmachen:
- Zugänglichkeit
Bei Papierdokumenten kann es für Teams im gesamten Unternehmen schwierig sein, die benötigten Informationen oder Daten schnell zu finden und abzurufen. Dies kann vor allem in einer schnelllebigen Betriebsumgebung problematisch sein, in der Zeit eine wichtige Rolle spielt. - Effizienz
Papierdokumente müssen manuell bearbeitet, physisch aufbewahrt und zeitaufwändig gesucht werden, wenn Informationen später benötigt werden. Das kostet Sie wertvolle Zeit und mindert die Gesamteffizienz Ihres Unternehmens. - Zusammenarbeit
Die gemeinsame Nutzung von Papierdokumenten kann sich als schwierig erweisen, insbesondere wenn mehrere Personen zu einem späteren Zeitpunkt und von verschiedenen, entfernten Standorten aus auf dasselbe Dokument zugreifen müssen. Dies kann zu Verzögerungen und Fehlern führen, da auf die Dokumente nicht in Echtzeit zugegriffen werden kann und manuelle Suchen und sogar physische Übergaben erforderlich sind.
Mit FlexxStore die Lücke schließen
Mit FlexxStore können Sie die Lücke zwischen analogen und digitalen Dokumenten schließen und das Beste aus beiden Welten nutzen.
Durch einen individualisierbaren Digitalisierungsprozess werden analoge Dokumente einfach in Ihre Dynamics 365 Finance & SCM-Umgebung gebracht, sobald sie nicht mehr aktiv bearbeitet werden.
Da jedes Dokument in D365 mit einem eindeutigen Geschäftsfall verknüpft ist, ist es für jeden in Ihrem Unternehmen leicht zugänglich. Ganz gleich, ob Sie ein Dokument auf der Basis eines Lieferanten, eines Kunden, eines Geschäftsfalls oder verschiedener Arten von Aufträgen suchen, FlexxStore hilft Ihnen, das richtige Dokument zu finden.
Durch die Arbeit mit diesen digitalisierten Dokumenten ermöglicht FlexxStore effizientere Prozesse im Informationsmanagement, sorgt für mehr Transparenz innerhalb Ihrer Wertschöpfungskette und fördert die Zusammenarbeit von Teams an entfernten Standorten.
Wie könnte Ihr Geschäftsprozess mit FlexxStore aussehen?
Schritt I: Produktionsaufträge werden über Dynamics 365 Finance & SCM erstellt und gedruckt, um sie an Ihr Produktionsteam zu übergeben. Gleichzeitig erstellt FlexxStore für alle analogen Dokumente, die später digitalisiert werden sollen, so genannte "Deckblätter".
Was ist ein Deckblatt?
Ein Deckblatt enthält alle relevanten Informationen, um ein Dokument mit einem Geschäftsfall in Dynamics 365 zu verbinden. Dazu gehören Bestellinformationen, Kunden- oder Lieferanteninformationen, Dokumenttypen, Dokumentnamen und vieles mehr!
Durch das Anbringen eines Deckblatts am Anfang eines Dokuments wird sichergestellt, dass der Inhalt im Archiv gespeichert und mit einem bestimmten Geschäftsfall in D365 verknüpft wird.
Schritt II: Die gedruckten Auftragsdokumente, einschließlich aller erforderlichen Deckblätter, werden an Ihr Produktionsteam übergeben.
Schritt III: Während der Produktion kann Ihr Team die zum Produktionsauftrag gehörenden Papierdokumente frei mit Anmerkungen versehen. Darüber hinaus können standardisierte Formulare, wie z. B. Qualitätsprüfungsformulare, manuell ausgefüllt und mit allen anderen relevanten Dokumenten gespeichert werden.
Schritt VI: Nach Fertigstellung des Produktionsauftrags sammelt Ihr Produktionsteam alle relevanten Dokumente und Deckblätter und sortiert sie entsprechend. Der Papierstapel wird dann in einen Dokumentenscanner eingelegt und die gescannten Dokumente werden an den FlexxStore Document Hub weitergeleitet.
Schritt V: Hier geschieht die Magie: Der FlexxStore Document Hub erkennt automatisch den Barcode oder QR-Code auf den gescannten Deckblättern und speichert alle nachfolgenden gescannten Seiten in Ihrem Archiv entsprechend den Dokumenttypen und den zugehörigen D365-Geschäftsfällen, die Sie zuvor definiert haben. Jedes Mal, wenn ein neues Deckblatt identifiziert wird, wird ein separates Dokument erstellt und gespeichert.
Sobald der Scanvorgang abgeschlossen ist, kann jeder, der Zugang hat, die digitalisierten Dokumente und ihren Inhalt in Echtzeit über Dynamics 365 Finance & SCM einsehen. Dies ermöglicht nicht nur ein effizienteres Informationsmanagement, sondern sorgt auch für mehr Transparenz innerhalb Ihrer Wertschöpfungskette und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teams.
