Optimierte Bestellungen mit EDI in Dynamics 365
Purchase-to-Pay (auch Procure-to-Pay oder P2P) beschreibt den gesamten Beschaffungsprozess in einem Unternehmen. Grundsätzlich lässt sich dieser Prozess in mehrere Teilbereiche trennen:
- Die Bedarfsermittlung und Erstellung der Bestellung
- Die Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten
- Der Empfang und die Verarbeitung von diversen Dokumenten wie Bestellbestätigungen und Lieferscheinen
- Die Prüfung, Verbuchung und Bezahlung von bestellbezogenen Rechnungen
Während die Bedarfsermittlung einen meist internen bzw. auch über Intercompany Prozess darstellt, ist der Informationsaustausch mit Lieferanten ein wichtiger Hebel um Transparenz zu schaffen und gleichzeitig Fehlerquellen, Kosten und Durchlaufzeiten zu reduzieren.
Finden Sie heraus, wie elektronischer Datenaustausch (EDI) in Verbindung mit FlexxLink für Dynamics 365 Sie hierbei unterstützen kann.
Bestellungen in Dynamics 365 Finance & SCM anlegen
Im Rahmen der Bedarfsermittlung werden Bestellungen in Dynamics 365 Finance & SCM manuell bzw. infolge vorgeschalteter Prozesse angelegt.
Häufige Auslöser für Bestellungen sind:
- Direktlieferungen / auftragsbezogene Bestellungen
- Bestellanforderungen (BANF)
- Produktprogrammplanungsprozesse (Master Planning)
- Abrufe aus Rahmenbestellungen
Bestellungen per EDI an Lieferanten versenden
Nach Abschluss der internen Prozesse zur Erstellung der Bestellung werden die darin enthaltenen Informationen im Zuge einer Einkaufsabfrage oder Bestellbestätigung an der Lieferanten übermittelt.
Während dies im klassischen Sinne mittels PDF oder E-Mail erfolgen kann, bringt die Nutzung von EDI zahlreiche Vorteile mit sich:
Bestelldaten werden in Echtzeit und vollkommen elektronisch übermittelt
Fehler in der manuellen Datenübertragung bzw. der Bearbeitung beim Lieferanten sind minimiert
Reduzierter Verwaltungs- und Ressourcenaufwand und höhere Transparenz
Stammdaten werden auf Kunden- und Lieferantenseite laufend geprüft
FlexxLink ermöglicht Nutzern von Dynamics 365 Finance & SCM den automatisierten Versand von Einkaufsabfragen und Bestellbestätigungen.
Je Handelspartner können Nachrichtenformate und -inhalte spezifisch angepasst werden. So unterstützt FlexxLink den Versand von EDIFACT ORDERS Nachrichten und die Identifikation auf Basis von GLN, Artikelnummern und GTIN-Codes.
Bestellbestätigungen per EDI erhalten und verbuchen
Der Empfang sowie die Verarbeitung von Bestellbestätigungen löst zahlreiche Aktivitäten innerhalb Dynamics 365 Finance & SCM aus.
Während der Status der Bestellungen auf "Bestätigt" gesetzt wird, können Information wie das bestätigte Lieferdatum aktualisiert werden. Zusätzlich werden bereits Bestandsbuchung für den geplanten Warenerhalt erstellt.
Der Empfang von Bestellbestätigungen mittels FlexxLink für Dynamics 365 Finance & SCM erfolgt im ORDRSP Format. Nach erfolgter Validierung der erhaltenen Daten mit vorhandenen Stamm- und Transaktionsdaten werden diese entsprechend Ihrer Prozess verarbeitet und verbucht. Erfolgt die Lieferung von Waren unter der Verwendung von Ladungsträgern, werden zu diesem Zeitpunkt auch die ersten Vorbereitungen in Dynamics 365 vorgenommen.